Söderhamn Nära

Gör som Söderhamn Nära, effektivisera kommunikationen!

(Gunnar Lidén, kommunikationansvarig på Söderhamn Nära tillsammans med kollegan och kommunikatören Per Arvelin.)

Söderhamn Nära är Söderhamns kommuns infrastrukturbolag, sprunget ur Söderhamns Elektriska Belysning AB som grundades 1893. Idag innefattar verksamheten inte bara energi utan här finns även vatten, renhållning, elnät, fjärrvärme, kabel-tv, bredband och kommunens IT-support samlat. Med målet att göra vardagen bekväm för alla Söderhamns invånare är kommunikation en viktig beståndsdel för att verksamheten ska nå sina mål.

 

Sedan april 2017 använder Söderhamn Nära Informera som kommunikationsverktyg. För närvarande är det främst akuta händelser som planerade driftstopp eller oplanerade avbrott som går ut från Informeras nav men man planerar att använda Informera på ett betydligt mer omfattade sätt i framtiden.

Gunnar Lidén är kommunikationsansvarig på Söderhamn Nära, och tillsammans med kollegan och kommunikatören Per Arvelin är han den drivande kraften bakom implementeringen av Informera i verksamheten. En händelse trettondagshelgen 2016 var den utlösande faktorn till att man insåg att ett verktyg som Informera behövdes.

 

– Ett elavbrott i en stadsdel ledde i sin tur även till ett fjärrvärmeavbrott i en annan del av Söderhamn och när vi med vår befintliga tjänst inte kunde informera om båda händelserna samtidigt på vår hemsida insåg vi att det fanns brister i vårt arbetssätt. Vi hade träffat Informera-gänget vid ett tillfälle tidigare så jag åkte ner till Gävle och fick en ny dragning som fick mig att inse att det skulle fungera, berättar Gunnar.

 

Efter drygt en månads skarpt användande räknar man med att cirka tre utskick i veckan görs från Informera. Dagtid är det kundservice som sköter publiceringarna, övrig tid är det kommunens IT-support. Ett roterade schema bland personalen på kundservice gör att två personer tillsammans sköter publiceringar via Informera varje vecka.

 

Hur har det nya arbetsverktyget mottagits bland personalen?

– Det blir två tummar upp, menar Per. Tidigare har de jobbat med hemsidan i ett steg, och Facebook i ett annat – nu gör de allting på samma ställe. Efter den timmeslånga utbildningen som Andreas Wikholm höll så upplevde personalen att arbetssättet var befriande och väldigt mycket enklare än tidigare, fortsätter Per.

 

Söderhamn Nära har börjat med att använda fyra av Informeras möjliga kommunikationskanaler. Information som riktar sig till företagets kunder skjuter man ut på sin hemsida och på Facebook. Internt informerar man via Informera-appen och SMS. Förutom Gunnar, Per och de åtta personer som jobbar på kundservice har även Söderhamn Näras IT-support konton för att kunna använda Informera.

 

– Vi kommer att under resterade del av 2017 fortsätta att jobba på det här sättet men planerar till 2018 ett pilotprojekt där vi även ska börja använda oss av Informera-appen för att kommunicera med våra kunder. Jag ser appen som den primära kanalen i framtiden – främst för att vi med den kan jobba med att noda in geografiska områden och på så sätt nå mottagare med väldigt riktad information.

 

Hur skulle ni, efter bara drygt en månad skarpt användande, summera Informera?

– Vi har båda bara positivt att säga, menar Gunnar. Från det att vi träffade Informera-gänget till där vi är idag så har allting fungerat bra. Vi har blivit lyssnade på, fått bra hjälp, de idéer vi haft har man varit mottagliga för.

 

– Det känns verkligen som om vi fått vara delaktiga i utvecklingsarbetet, fortsätter Per, även om det stora jobbet ju redan gjorts. Det har fungerat över förväntan. Jag tycker också att man varit duktiga på att förklara verktyget på ett mycket pedagogiskt sätt, även för de som inte haft särskild stor vana av att jobba digitalt.